Quando o dia acaba, para uma boa
parcela dos executivos brasileiros fica a sensação de que o tempo dedicado à
empresa – muitas vezes longas jornadas de até 14 horas -, não foi bem
aproveitado. Tarefas e decisões importantes quase sempre são postergadas para a
manhã seguinte. Os motivos para esses atrasos são muitos e resultam de uma
avalanche de práticas improdutivas que roubam o foco desses dirigentes. Entre
elas, estão reuniões sem objetivos definidos, conchavos políticos, toneladas de
e-mails e chamadas inúteis.
Seria lógico supor que esse tempo
perdido, que tanto atrapalha a produtividade dos nossos executivos, diminuiu
por conta dos avanços tecnológicos, mas isso nunca aconteceu. A questão por
trás desse “delay” é bem mais complexa e requer medidas de ajuste na maneira de
administrar as companhias.
Pesquisa realizada pela
consultora Betania Tanure com 528 executivos do alto escalão no país mostra que
mais da metade deles considera que entre 16% e 30% de seu expediente é gasto
com atividades improdutivas, período que, somado, representa praticamente um
dia da semana jogado fora. “No momento em que o grau de incerteza é grande e a
economia não cresce, a lentidão é mortal para os processos decisórios”, afirma
a pesquisadora e professora da PUC Minas.
De fato, se as coisas não andam
no dia a dia, as ideias e os projetos se acumulam na mesa. Para 73% dos
pesquisados, o processo decisório em suas companhias é lento. Outra constatação
é de que as reuniões são um dos fatores que mais atrapalham o fluxo do trabalho
cotidiano. Metade dos executivos as considera mais longas que o necessário e
apenas 26% veem o lado positivo desses encontros.
O presidente da Vigor, Gilberto
Xandó, diz que a forma encontrada em sua empresa para reduzir o número de
reuniões e ganhar tempo durante o expediente foi mudar a disposição dos
profissionais no escritório. Sem salas separadas e ocupando o mesmo espaço, o
contato mais próximo entre os diretores e suas equipes ajudou a dar agilidade à
comunicação, segundo Xandó. “Resolvemos muitas questões na mesma hora, sem
precisar agendar uma reunião”, diz.
A proximidade, segundo ele, ajuda
as pessoas a conhecerem melhor o estilo de trabalho e gestão de cada um. Xandó
conta que a companhia tem uma reunião de planejamento semanal com os gerentes
seniores e duas com diretores. “Elas não duram mais que duas horas”, afirma.
Com o conselho ele se reúne uma vez ao mês. “O importante é ter uma pauta
definida e estabelecer o tempo que cada um vai usar para expor seu ponto de
vista.”
Betania Tanure defende que a
oportunidade de resolver as questões pessoalmente ajuda a desemperrar muitos
assuntos e a dar velocidade a algumas questões corporativas. O presidente da
Gol, Paulo Sérgio Kakinoff, acredita que o grande vilão da produtividade nas
empresas é a comunicação interna. “A informação truncada leva a interpretações
erradas de onde se quer chegar”, diz. O resultado, segundo ele, são reuniões
improdutivas e a perda do foco da estratégia.
Na opinião de Kakinoff, não basta
explicar o objetivo a ser perseguido, mas sim o que está por trás daquilo. “Se
isso não está claro, muita energia é gasta à toa”, afirma. O mal entendido
segue em cascata e a improdutividade se espalha por toda a companhia. “É
impossível ter um posicionamento competitivo dessa maneira”. Quando existe
transparência, segundo ele, as pessoas deixam de ser vítimas da falta de
informação e passam a ser guardiãs das metas da companhia.
A burocracia e as questões
tecnológicas são outros fatores cruciais no desperdício de tempo nas
organizações. Segundo o levantamento, 70% dos executivos passam mais de duas
horas, em média, envolvidos com o uso da tecnologia durante o dia. “Eles estão
respondendo e-mails ou usando Blackberrys, iPhones ou similares para fins
profissionais”, diz Betania. Dos entrevistados, 77% percebem o período usado
dessa forma como desperdiçado.
“A tecnologia tem que estar a
serviço da companhia e não ao contrário. Ela não pode engessar os processos”,
afirma Kakinoff. Para ele, a tendência é que ela seja usada para aumentar a
burocracia interna e não como uma ferramenta útil à gestão, o que é
contraproducente. Um exemplo do mau uso da tecnologia, em sua opinião, são
e-mails onde diversas pessoas que não têm poder de decisão sobre determinado
assunto estão copiadas.
O presidente do MetrôRio, Flávio
Almada, acredita que o tempo improdutivo dos executivos está relacionado com
uma questão cultural brasileira. “Temos o hábito de começar a fazer as coisas
sem planejar, somos fazedores, o que sai caro e nem sempre atende aos objetivos
originais do negócio”, diz. As reuniões, em sua opinião, são arenas para lutas
de egos e disputas de poder. Para melhorar a produtividade é preciso que exista
o amadurecimento e uma mudança de postura dos profissionais. “As pessoas se
escondem atrás dos processos.”
Por: Stela Campos
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