DELEGAR RESPONSABILIDADES

O Líder precisa delegar responsabilidade, mas essa função requer do líder seguir algumas etapas da delegação.

                       

Delegar consiste em encarregar outras pessoas de uma tarefa pela qual quem delega fica corresponsável. Delegar responsabilidades: O líder o faz quando está certo que a pessoa que a recebe está capacitada para tal; delegar tarefas é dar autonomia à pessoa que a recebe. Ao delegar responsabilidades, o líder deve manter a supervisão, não deve interferir, mas deve procurar estar informado sobre a evolução da tarefa.

O processo de delegação é papel do líder. As etapas iniciam com a análise das tarefas e das características de cada uma. Isto vai ajudar na escolha da pessoa capacitada e para repassar as informações adequadamente, e como será a supervisão do líder. Durante e ao final de cada atividade deve ser avaliado o desempenho da pessoa responsável e quais as alterações são necessárias de ambos os lados.

Porque delegar?

             

Quando o líder delega com compromisso transmite ao liderado um maior sentido de responsabilidade que traduz um sentimento de valorização e satisfação. Os liderados sentem-se seguros em um ambiente bem estruturado onde tem a certeza que as tarefas que lhes são atribuídas representam a confiança do líder na capacidade de seus liderados, e estes poderão através da delegação de responsabilidade ampliar seus conhecimentos e capacitação. E o líder por sua vez tem a garantia de que a sua instituição alcançará os resultados dos objetivos indicados no planejamento.

Obstáculos para delegação.

Nada na vida acontece sem que tenhamos que lutar para vencer situações que podem impedir o sucesso de qualquer empreendimento. O Líder muitas vezes mostra-se relutante em relação à delegação, provavelmente com base na falta de confiança e insegurança, acha que as tarefas serão mais bem executadas se ele mesmo a tomar para si. Ao tentar abraçar todas as tarefas por este motivo, fatalmente ficará sobrecarregado e não terá tempo e nem ânimos para tarefas específicas que só é cabível à função da sua liderança. Há também a ideia de perda de controle. O líder não perderá o controle se: delegar tarefas para pessoas certas, e estabelecer a forma de acompanhamento e avaliação de cada tarefa delegada ao liderado.

Delegue com compromisso:

Selecione a tarefa – o primeiro passo na delegação de responsabilidade e selecionar as tarefas que podem ser entregues ao liderado e quais as que são necessárias manterem ao seu cargo.

Defina as tarefas - para que a delegação tenha sucesso, é necessário definir as tarefas e ter uma boa compreensão das capacidades dos liderados. Para cada tarefa do plano de delegação, faça uma lista das capacidades e responsabilidades exigidas pela mesma. Considere também, cuidadosamente, as qualidades e a capacidade dos membros da sua equipe. Assim poderá concluir qual a função mais adequada a cada indivíduo, considerando as suas limitações e capacidades.

Planeje a estrutura – a delegação é um compartilhar das responsabilidades, requer uma estrutura cuidadosa. Definida a tarefa a ser delegada, a prioridade é assegurar que a estrutura da organização seja estável e resistente a imprevistos. Para isso garanta que cada liderado terá apoio e assistência suficiente para quando surgirem os problemas.   

Prepare o resumo das instruções - o passo seguinte é preparar um resumo das instruções. Comece por definir o seu objetivo e elabore uma lista completa de todos os aspectos individuais de uma tarefa. A delegação deve ser baseada nos tópicos individuais da tarefa, nomeando a pessoa responsável para cada uma delas e evitando sobreposições de responsabilidade. Os objetivos precisam ser claros e concisos, com base nos resultados desejados. As instruções devem ser estruturadas como se segue:

Objetivos - definição da tarefa enumerando os objetivos principais e secundários.

Recursos - especificação do que está disponível em questão de pessoal, financeira, instalação, ou do que é preciso ainda obter.

Obter acordo de princípio - antes de finalizar as instruções, deve obter um acordo de princípio com o liderado escolhido. Este acordo implica obrigações de ambos os lados: você deve incentivar o liderado e confirmar a sua aptidão para a tarefa e esta pessoa tem de compreender as instruções e considerar se é capaz de realizar a tarefa. OBTER ACORDO: Se o liderado se mostrar relutante em aceitar a tarefa, tente descobrir qual é o verdadeiro motivo. Apresente-lhe a tarefa e deixe claro que é uma oportunidade de desenvolver capacidades e criar novas experiências; coloca-o num papel de parceiro em vez de subordinado. Clarifique sempre o apoio com que ele pode contar. Se não conseguir ultrapassar a relutância, não force uma aceitação e procure outra pessoa.

Instruir com eficácia - Depois de obtido o acordo de princípio, aperfeiçoe as instruções. Comunique ao liderado todas as instruções pormenorizadamente e assegure-se que ele compreende completamente a função. Assegure-se também que a pessoa percebe o âmbito da autoridade que lhe cabe, e que se espera que ele use da sua própria iniciativa sempre que for apropriado. Agradeça-lhe por ter aceitado a proposta e transmita-lhe a sua confiança em que tudo correrá bem.

Avaliar o desempenho - Quando a tarefa for concluída, deve haver uma reunião com o liderado para reconhecer e analisar o trabalho desenvolvido e discutir problemas e soluções. Verifique se o liderado teve algum problema relacionado com as instruções iniciais, se os recursos designados para a tarefa eram adequados e se foi necessário tomar medidas drásticas em resultado de um mau desempenho do liderado. Quer sejam encontrados problemas ou não, discuta com a pessoa responsável pela tarefa se haverá alguma alteração a ser feita para melhorar o desempenho no futuro. Um líder eficiente deve também se assegurar de que o responsável pela tarefa é devidamente recompensado. Mostre que está consciente dos objetivos conseguidos e do esforço despendido pelo liderado, faça elogios ao seu parceiro pelos resultados alcançados com a tarefa concluída.

Pr. Ozéas Dias Gomes